Экспертиза ценности архивных документов: все тонкости процедуры

Экспертиза ценности архивных документов — процедура, подразумевающая тщательное изучение накопившихся в организации бумаг и оценка их информационной ценности по определенным критериям.  Что это за критерии, как определяется ценность документов? Ответы на эти вопросы вам поможет получить новая статья сайта компании «Архив услуги».

Экспертиза ценности документов: как определяется ценность?

Ценность документов оценивается по разным факторам. Некоторые документы, создаваемые организацией в ходе осуществления деятельности, используются для выполнения каких-то разовых задач. Естественно, что ценность таких документов после выполнения этого конкретного задания утрачивается и сохранять такие бумаги не нужно.

Другие документы содержат в себе информацию, сохраняющую свою актуальность и значимость в течение нескольких лет. Например, деловая переписка, ее предписано сохранять в течение не менее 5-ти лет. Также существуют виды документов имеющие постоянную ценность, они не могут быть уничтожены. Такую документацию передают на хранение в государственные архивы. 

Чтобы точно определить значимость документации, проводится особая процедура — экспертиза ценности документов.  В ней участвует не один человек, а целая комиссия, члены которой утверждаются руководителем организации. Перед комиссией ставится задача по проведению экспертизы ценности документов, выделению той документации, которая подлежит утилизации или передаче на архивное хранение. 

Экспертиза ценности документов: основные этапы

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов:

• На первом этапе документы сортируются, устанавливается их ценность и сроки хранения;
• Документы, подлежащие передаче в архивные ведомства соответствующим образом, подготавливаются и оформляются;
• На документацию с истекшим сроком хранения составляется акт, согласно которому осуществляется утилизация. 

При определении сроков хранения важно учитывать, что для разной документации они различны и устанавливаются как федеральным законом, так и положениями, и нормами разных ведомственных структур. По этой причине проводить экспертизу ценности документов в архиве должен компетентный и грамотный сотрудник.  Если силами организации эту задачу выполнить невозможно, целесообразно обратиться за профессиональной помощью в стороннюю компанию и пригласить специалистов по архивному делу.

Наша компания в Москве, «Архив услуги» всегда готова оказать вам профессиональную помощь в организации хранения документов, проведении экспертизы ценности, уничтожении бумаг с истекшим сроком хранения.