Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Как правильно провести уничтожение бухгалтерских, архивных документов с истекшим сроком хранения? Подробное описание действующих правил вы найдете в новой статье нашего сайта.

Уничтожение документов, накопившихся в процессе деятельности организации всегда проводится с соблюдением определенных требований, установленных федеральным законодательством. Если данные требования нарушать, организацию могут ждать солидные штрафные санкции. В статье подробно расскажем о порядке процедуры и способах уничтожения документов с истекшими сроками хранения. 

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Если в компании накопилось большое количество бухгалтерских и иных бумаг, то их нельзя просто отнести на свалку.  Прежде чем уничтожить даже те бумаги, которые кажутся ненужными, следует провести кропотливую работу.  В первую очередь нужно создать архив документации. Для этого бумаги сортируют, подшивают, составляют их подробную опись.  В процессе этой работы обязательно учитывают сроки хранения документов и выполняют выделение к уничтожению те виды бумаг, в хранении которых нет никакой необходимости. 

Сотрудники, выполняющие данную ответственную работу должны знать все тонкости архивного дела и сроки хранения документов разных видов.  Некоторые бумаги не должны оставаться в организации, их подготавливают надлежащим образом и передают на хранение в государственные архивы.  При подшивке бумаг в тома нельзя сшивать в одной стопке оригиналы и копии, это может послужить основанием для возврата собранной документации сотрудниками архива на доработку.  Тома придется расшивать и выполнять всю работу заново.

В каждом томе должна присутствовать опись документов, даже в том случае если бумаги остаются в организации. Наличие описи поможет оперативно найти требуемый документ, не затрачивая на поиск значительного количества времени.

Для уничтожения архивных документов с истекшим сроком хранения проводится экспертиза ценности.  Порядок проведения процедуры подразумевает создание экспертной комиссии, а также акта, который составляется по особым правилам и заверяется руководителем организации. Только после проведения всех перечисленных мероприятий, бумаги могут быть отправлены на утилизацию. 

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

В процессе уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения есть свои нюансы. Например, Налоговый кодекс РФ четко предписывает хранить не менее 4-х лет всю документацию, необходимую для расчета и уплаты налогов. Не менее 5-ти лет должна хранится первичная бухгалтерская документация, регистры учета, иные документы бухотчетности.  Указанные сроки увеличиваются, если деятельность организации была убыточной и осуществлялся перенос убытка на последующие периоды.

Если данные требования не будут соблюдены и документация будет уничтожена, руководителя организации ждут солидные штрафные санкции.

Подробную консультацию, а также услуги по архивированию, уничтожению документов с истекшим сроком хранения вы можете получить, обратившись в нашу компанию в Москве — «Архив услуги».