Оформление дел для передачи в архив: основные правила и этапы

Оформление дел для передачи в архив проводится в несколько основных этапов. Мы подробно разберем эти этапы ниже, а если вам нужна помощь специалистов в процессе архивного оформления дел, обращайтесь в нашу компанию в Москве — «Архив услуги».

Оформление дел: основные правила

Оформление дел перед передачей в архив может быть полным или частичным.  Полное оформление проводится для дел постоянного или временного хранения, документации, содержащей в себе сведения, касающиеся личного состава организации.  Полное оформление дел подразумевает выполнение следующих действий:

• Подшивку, переплет дела;
• Выполнение нумерации всех листов в томе;
• Выполнение заверительной надписи дела;
• Составление внутренней описи документов, входящих в том;
• Выполнение оформления обложки.

Дела временного хранения (до 10 лет) оформляются частично: их можно подшивать в скоросшиватели, без проведения систематизации, нумерации листов и оформления заверительной подписи. 

Оформление дел: основные этапы

Полное оформление дел для передачи в архив проводится в несколько этапов:

• На первом этапе выполняется сортировка документов и их подшивка. Бумаги подшиваются на четыре прокола в твердую обложку и переплетаются так, чтобы информацию на документах можно было легко прочесть;
• На втором этапе оформления архивного дела проводят нумерацию листов, обеспечивающую порядок и сохранность документов;
• Заверительную подпись составляют на отдельном листе и соблюдением всех правил, установленных законом.

На заключительном этапе выполняют оформление внутренней описи документов дела.  Она составляется на отдельном листе, содержит в себе информацию о порядковых номерах отдельных бумагах, их индексах, заголовках, датах. 

Это краткое описание процесса оформления дел перед передачей в архив. При выполнении всех рассмотренных работ следует соблюдать внимательность и все требования, установленные законом.  Нарушение правил оформления дел приведет к штрафным санкциям для руководителя и организации.

Если в компании нет специалиста по архивным работам, целесообразно привлечь к оформлению дел профессионалам из сторонней организации. Полный комплекс архивных работ для вас выполнят сотрудники нашей компании «Архив услуги». Мы гарантируем вам высокое качество всех работ, сжатые сроки выполнения.  Консультацию по сотрудничеству вы можете получить в любое удобное время, для этого просто свяжитесь с нашими специалистами по контактным номерам телефонов.