Правильное оформление дел для сдачи в архив

Оформление дел для сдачи в архив всегда проводится со строгим соблюдением ряда правил, установленных на законодательном уровне. С этими правилами должны быть ознакомлены сотрудники организации, которые будут выполнять работы.

Основные этапы оформления дел для сдачи в архив

Оформление дел на архивное хранение проводится в несколько этапов, которые мы подробно рассмотрим ниже.

Проведение экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов осуществляется на основании перечней документации и номенклатуры дел. После ее проведения составляется опись документов, подлежащих утилизации, а также выделение бумаг, которые передаются на архивное хранение.

Экспертиза проводится специальной комиссией, члены которой утверждаются руководителем организации.

Процедура оформления дел

Оформление дела в архив может быть полным или частичным. Техника оформления определяется исходя из сроков хранения документов. При постоянном оформлении выполняются нижеперечисленные работы:

• Оценка правильности сортировки и распределения документов в деле;
• Подшивка документов;
• Нумерация всех листов дела, обеспечивающая порядок расположения и сохранность документов в томе;
• Оформление заверительного листа с заверительной записью.

На финишном этапе оформления документов дела составляется подробная опись всех бумаг, включенных в состав конкретного тома.  Опись составляется в нескольких экземплярах: для всех структурных подразделений организации, для архива организации, архивного ведомства, в которое будут передаваться документы на хранение. 

Документы, срок действия которых истек, выделяются на утилизацию. Для уничтожения документов составляется особый акт, утверждаемый руководителем. В некоторых случаях данный документ требуется согласовывать в государственных инстанциях. После подписания акта, бумаги подлежащие утилизации, могут быть уничтожены. По факту уничтожения составляется еще один акт.

Архивная работа с документами требует не только внимательности, но и знания всех требований закона к оформлению документации, срокам хранения.  Поэтому проведение данной работы лучше всего доверять компетентным и опытным специалистам.  Обратившись в нашу компанию в Москве, «Архив услуги», вы можете заказать полный комплекс архивных работ с документацией вашей компании. Мы выполним все задачи качественно, оперативно, обеспечим приемку документов в государственные и муниципальные архивы.